Selasa, 08 November 2011

DESIGN SISTEM INFORMASI HOTEL "SUMMIT HOTEL & RESORTS BUKITTINGGI"

DESIGN SISTEM INFORMASI HOTEL
SUMMIT HOTEL & RESORTS
BUKITTINGGI

Diajukan Sebagai Salah Satu Tugas Terstruktur
Dalam Mata Rekayasa Perangkat Lunak I


OLEH : KELOMPOK V

ZULFIKAR            
RAJU WANDIRA 
ZAKIAH RAMADHANI
AFNIZA DEWI
GUSNITA DARMAWATI                       

Dosen Pembimbing
ANDIKA PRAJANA, S.E,  M.Kom

PENDIDIKAN TEKNIK INFORMATIKA DAN KOMPUTER
SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI BUKITTINGGI
2011

SUMMIT HOTEL & RESORT BUKITTINGGI
Jalan Perintis Kemerdekaan No 10 Bukittinggi (0752 456789)

1.      Latar Belakang Masalah
Seiring dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang serba komputerisasi dan digital seperti saat ini mendorong terciptanya berbagai macam software dan aplikasi yang bertujuaan untuk memudahkan pekerjaan manusia. Dengan kondisi seperti sekarang ini mendorong terciptanya persaingan dalam dunia bisnis baik itu barang atau jasa. Salah satunya yaitu persaingan dalam bisnis perhotelan. Pada saat ini hotel harus bisa memberikan pelayanan yang dianggap memuaskan bagi konsumen, seperti misalnya kemudahan dalam reservasi dan fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh hotel lainnya.
Peningkatan kualitas pelayanan suatu hotel tentunya memerlukan ketersedian sumber daya yang memadai, termasuk sumber daya keuangan. Pemeliharaan dan peningkatan fasilitas hotel, kecakapan pelayan hotel, peremajaan dan ekspansi bangunan hotel, serta hal-hal lain yang diperlukan untuk menjaga dan meningkatkan kualitas pelayanan hotel. Oleh sebab itu diperlukan sistem yang dapat menyajikan informasi keuangan yang cepat dan akurat untuk membantu proses pengambilan keputusan strategis yang diperlukan oleh hotel dalam rangka menjaga dan meningkatkan kualitas pelayanan. Perbaikan sistem informasi hotel akan berdampak langsung terhadap pelayanan hotel kepada pelanggannya.
Sistem Informasi yang terdapat pada Summit Hotel & Resort Bukittinggi saat ini masih semi komputerisasi. Atau dengan kata lain masih ada beberapa hal yang dikerjakan secara manual dan hanya sebagian kecil yang sudah komputerisasi. Dengan sistem yang ada saat ini sangat sulit untuk mengontrol keuangan yang ada di hotel secara cepat karena sistem yang ada belum mampu mengakomadirnya. Disamping itu banyak hambatan yang muncul seperti kecurangan-kecurangan oleh pegawai, manipulasi data dan informasi, kesalahan pencatatatn dan dokumen serta arsip yang mungkin saja bisa hilang. Hal ini apabila dibiarkan dan tidak ditangani dengan baik tentu saja akan membuat kerugian yang cukup signifikan terhadap Summit Hotel & Resort Bukittinggi.
Dengan segala kendala yang ada pada sistem informasi yang lama, maka penulis mencoba untuk membuat serta mendesign Sistem Informasi baru yang lebih handal dan komputerisasi untuk mengelola berbagai administrasi yang ada Summit Hotel & Resort Bukittinggi.


2.      Permasalahan
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis dapat merumuskan beberapa permasalahan yaitu :
a.       Sulit melakukan kontrol terhadap keuangan secara cepat.
b.      Kecurangan dan manipulasi data.
c.       Kesalahan pencatatan dan potensi hilangnya dokumen serta arsip.
d.      Belum adanya auto report baik untuk harian, mingguan dan bulanan.

3.      Tujuan Penulisan
Dari permasalahan yang telah penulis uraikan diatas, penulis akan mendesign Sistem Informasi Hotel pada Summit Hotel & Resort Bukittinggi dengan tujuan untuk mengefektikan dan mengefesienkan sumber daya yang ada serta untuk meminimalisir kecurangan serta manipulasi data pada Summit Hotel & Resort Bukittinggi. Disamping itu Sistem Informasi Hotel ini diharapkan mampu memudahkan pihak managerial dalam melakukan pengawasan keuangan dan Auto Report baik harian, mingguan serta bulanan dengan cepat dan akurat.

4.      Ruang Lingkup / Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah penulis uraikan dan agar pembahasan  ini menjadi fokus dan terarah, maka pemahasan dan sistem informasi yang akan penulis buat hanya terbatas pada design sistem informasi  data kamar, data tamu, fasilitas, karyawan, pemesanan, reservasi dan pembayaran. Proses pengolahan data dengan komputerisasi serta auto report untuk harian, mingguan dan bulanan.

5.      Daftar Permasalahan dan Harapan
Permasalahan dan harapan customer :
a.       Masalah yang dihadapi pada Summit Hotel & Resort Bukittinggi adalah kesulitan dalam pemesanan dan reservasi karena pencatatan data yang belum sepenuhnya komputerisai dan sering terjadi kesalahan pencatatan dan hilangnya dokumen serta arsip sehingga pelayanan hotel tidak maksimal.
b.      Dengan Sistem informasi yang penulis design diharapkan custumer atau tamu bisa dengan mudah melakukan pemesanan dan reservasi serta informasi yang didapat lebih cepat dan akurat sehingga dapat meningkatkan pelayanan hotel.



6.      Daftar Proses Manual dan Proses yang dapat di Komputerisasi
Proses Input Data
*   Proses untuk memasukkan data tamu, kamar, fasilitas dan karyawan. Dimana setelah data diinputkan maka data ini akan mudah untuk dipanggil kembali atau untuk pencarian data ketika proses pemesanan atau reservasi.
Proses Pemesanan
*      Proses pemesanan bisa dilanjutkan oleh resepsionis apabila kamar tersedia dengan mencek data kamar.
*      Dan apabila kamar tersedia, maka proses bisa dilanjutkan dengan memilih kamar yang tersedia dan dilakukan pemesanan untuk tanggal masuk dan tanggal keluar serta memilih fasilitas apa saja yang akan digunakan oleh custumer.
Proses Reservasi
*      Setelah proses pemesanan, ketika custumer akan check in ke hotel, maka resepsionis tinggal merecall data pemesanan yang sebelumnya telah dibuat. Setelah itu apabila ada perbaikan data apakah itu tanggal masuk dan jam masuknya maka resepsionis tinggal memperbaruhi datanya di bagian reservasi saja.
*      Setelah proses reservasi, maka custumer bisa menginap di Summit Hotel & Resort Bukittinggi
Proses Pembayaran
*      Apabila tamu telah selesai menginap (apakah sesuai dengan waktu dipemesanan atau tidak) maka pada form pembayaran resepsionis hanya merecall kembali kode reservasi tamu tersebut dan memasukkan tanggal keluar maka akan tampil total biaya yang harus dibayarkan oleh tamu atau custumer
*      Jika ada biaya tambahan, maka resepsionis tinggal memasukkan nominalnya saja, dan sistem akan langsung menambahkkannya kedalam grand total pembayaran yang harus dibayar oleh tamu (custumer)
*      Setelah tombol save di klik maka semua transaksi akan tersimpan kedatabase dan langsung terbuat dalam report harian. Dan apabila tidak di klik tombol save maka aktivitas akan tersimpan di history database, jadi tidak ada peluang untuk memanipulasi data oleh karyawan. 



7.      Fungsi Produk
Data Master

a.       Design Form Data Tamu


b.      Design Form Data Kamar


c.       Design Form Data Fasilitas

d.      Design Form Data Karyawan


Design Form Pemesanan
Ø   Design Form Data Pemesanan


Design Form Reservasi

Ø  Design Form Data Reservasi


Design Form Pembayaran


Ø Design Form Data Pembayaran




Design Form Laporan

Ø  Design Form Laporan Reservasi

Ø  Design Form Laporan Pembayaran



8.      Karakteristik Pengguna
Seluruh alur proses dipegang sepenuhnya oleh bagian resepsionis, dan langsung dibawah pengawasan seorang Manager.


9.      Daftar Laporan
Ø  Laporan Reservasi





Ø  Laporan Pembayaran


10.  Kebutuhan Perangkat Keras
a.       Hardware  (untuk empat unit)
ü  Hardisk    : 160 GB @komputer
ü  LCD         : 17”  
ü  CPU         : Intel  i5  
ü  Memory   : DDR3  2 GB
ü  Casing     : Simbada
ü  VGA        : nVidia 250 MB
ü  Mouse      : Optic
ü  Keyboard : Multimedia
b.      Software
ü  OS            : Windows &
ü  Database  : MySQL
ü  Aplikasi  :
Ø  notepad++
Ø  Web Browser (Mozilla)
Ø  Web Server (Wamp)
Ø  PHP 5.4
Sistem Informasi dibuat dengan menggunakan Bahasa Pemrograman PHP dan Database MySQL karena sistem informasi akan didesign untuk program online.  Oleh sebab itu pemilihan Bahasa Pemrograman PHP dan Database MySQL sangat tepat dan lebih efektif jika dibandingan dengan bahasa pemrograman lainnya.

11.  Deskripsi Umum Kebutuhan

a.       Antarmuka pemakai

            Sistem Informasi yang kami design memakai perangkat keras untuk antar muka pemakai yaitu  :
ü  Monitor : untuk melihat tampilan / form layar user interface.
ü  Keyboard : Untuk mengentry data
ü  Mouse : untuk mengklik atau menekan tombol pada form.
ü  Hardisk: Penyimpanan data.

b.      Kebutuhan antarmuka eksternal

          Tidak ada

c.       Antarmuka perangkat keras

d.      Antarmuka perangkat lunak

          Tidak ada

e.       Antarmuka komunikasi

Untuk antar muka dalam berkomunikasi maka sistem kami memerlukan jaringan internet.


Sabtu, 05 November 2011

Latar

Profil Kelompok 5 PTIK V B

ZULFIKAR 2509.052



RAJU WANDIRA 2509.043



ZAKIAH RAMADHANI 2509.031



AFIZA DEWI 2509.050


GUSNITA DARMAWATI 2507.017